Die E-Rechnung kommt!
1. Allgemeines zur E-Rechnung
Zunächst ist zu klären, wie eine E-Rechnung technisch überhaupt konzipiert ist und welche praktischen Folgen sich daraus ergeben.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Eine elektronische Rechnung enthält die Daten einer Rechnung, die bisher als Papierrechnung oder auch als PDF erstellt und versendet wurde, als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei.
Ganz klar: Nein! Verwechseln Sie die PDF-Rechnung nicht mit der E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss bestimmte technische Vorgaben erfüllen, insbesondere müssen die in der Rechnung enthaltenen Daten vollautomatisch ausgelesen und verarbeitet werden können. Diese Vorgaben erfüllt eine PDF-Rechnung nicht, da die Rechnungsinformationen hier nicht strukturiert vorliegen, sodass sie nicht einfach automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können.
Die reine PDF-Rechnung steht damit in diesem Kontext auf der gleichen Stufe wie eine Papier-Rechnung.
Dateien, die strukturierte Daten enthalten, sind z. B. über die Kürzel „xml“, „edi“, „csv“ oder „json“ zu erkennen. Enden die Dateien z. B. auf „docx“, „doc“, „pdf“, „tif“ oder „jpeg“, handelt es um unstrukturierte oder nur teilstrukturierte Datensätze.
Zu den zulässigen Formaten gehören beispielsweise XRechnung als rein maschinenlesbares Format sowie ZUGFeRD 2.0.
Grundsätzlich handelt es sich bei der E-Rechnung um einen Datensatz und somit nicht um die klassische visuelle Rechnung, die wir kennen.
Bei dem Format XRechnung handelt es sich um ein rein maschinenlesbares Format, welches nicht visualisiert wird. Die relevanten Rechnungsinformationen werden jedoch durch das entsprechende Rechnungsverarbeitungsprogramm gelesen und dargestellt.
Das ZUGFeRD-Format stellt ein hybrides Format und damit eine Kombination aus maschinenlesbaren Daten und einer für das menschliche Auge erkennbaren PDF-Datei dar.
2. Die E-Rechnungspflicht
Hat man nun verstanden wie eine E-Rechnung überhaupt definiert und technisch konzipiert ist, so gilt es zu klären, ob und wann man von der E-Rechnungspflicht erfasst wird:
Ab dem 1. Januar 2025 müssen ausnahmslos alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen – dies gilt auch für Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen.
Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings gibt es diesbezüglich Übergangsregelungen.
Somit ist die Mindestvoraussetzung zum 1. Januar 2025, den elektronischen Rechnungseingang sowie dessen Verarbeitung gewährleisten zu können.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen unabhängig von der Unternehmensgröße weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (z. B. PDF-Rechnungen) dürfen allerdings nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € zum elektronischen Rechnungsversand verpflichtet. Dies gilt ausschließlich für Rechnungen im B2B-Bereich.
Ab dem 1. Januar 2028 sind sämtliche Unternehmen im B2B-Bereich zum elektronischen Rechnungsversand verpflichtet.
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen. Demnach steht Leistungsempfängern von nach § 4 Nr. 8 ff. UStG steuerbefreiten Leistungen kein gesetzliches Recht auf eine E-Rechnung zu. Von diesem Grundsatz kann jedoch vertraglich abgewichen werden.
Ebenfalls gilt die E-Rechnungspflicht nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.
Es gibt keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an Privatpersonen. Sofern ein Unternehmen freiwillig auch an Privatpersonen elektronische Rechnungen versenden möchte, setzt dies die Zustimmung des Empfängers voraus.
3. Die praktische Umsetzung
Wie bereits erläutert beläuft sich das Mindestmaß der für den 1. Januar 2025 zu erledigenden To-dos auf die Implementierung der technischen Voraussetzungen, um den elektronischen Rechnungsempfang zu gewährleisten.
Für den elektronischen Rechnungsempfang verwenden und empfehlen wir die Systeme der DATEV mittels DATEV Unternehmen Online.
Der erste Schritt ist dabei – sofern noch nicht vorhanden – die Einrichtung einer firmeneigenen Mail-Adresse für den elektronischen Mail-Empfang.
Über die DATEV-Upload-Module werden diese Rechnungen sodann automatisiert an DATEV Unternehmen Online weitergeleitet.
Die Einrichtung von DATEV Unternehmen Online ist bei unseren Mandanten-Buchhaltungen regelmäßig schon seit Jahren erfolgt und etabliert, sodass die benötigten Prozesse im Wesentlichen bereits vorliegen bzw. verwendet werden. Dies erleichtert Ihnen den Umstellungsprozess erheblich.
Falls gewünscht bietet Unternehmen Online auch die digitale Belegfreigabe zur Rechnungsprüfung und -freigabe an.
Schließlich erfolgt eine GoBD-konforme Archivierung der E-Rechnung sowie eine automatisierte Weiterprozessierung in die Finanzbuchhaltung.
Insbesondere im Mittelstand werden die Ausgangsrechnungen oftmals noch mit Word oder Excel geschrieben. Dies ist in Zukunft (spätestens ab dem Jahr 2028; siehe Übergangsfristen oben) nicht mehr erlaubt und kann freiwillig bereits ab dem 01.01.2025 umgestellt werden.
Wir empfehlen in diesem Fall die Ausgangsrechnungen entweder über ein Fakturierprogramm oder aber über DATEV Auftragswesen next in Verbindung mit DATEV Unternehmen online zu erstellen.
Über das Modul Auftragswesen next können E-Rechnungen sowohl geschrieben als auch an die Kundinnen und Kunden versandt werden.
Auch die Archivierung und Weitergabe an die Finanzbuchhaltung erfolgt im System der DATEV.
In diesem Fall empfehlen wir, dass Sie direkt mit Ihrem Softwarehersteller klären, ob die verwendete Lösung E-Rechnungen erstellen kann.
Gerne stehen wir Ihnen hierbei beratend zur Seite.
4. Weiterführende Medien und Unterlagen
Wir haben nun viele der sich Ihnen aufdrängenden theoretischen und praktischen Fragen beantwortet. Allerdings verlangt die Thematik der E-Rechnung auch in bestimmten Bereichen individuelle Lösungen für das jeweilige Unternehmen.
Diese individuellen Lösungen arbeiten wir mit Ihnen gemeinsam aus.